Det er svømmekonkurranser, nesten uten unntak, hver andre helg i kretsen. For å sikre rettferdige og gode opplevelser for utøverne er det viktig at også klubbene blir mer involvert i anskaffelse av svømmedommere. Dette ble også avtalt under planleggingsmøtet (7/9-22) med klubbene som skal arrangerer konkurranser fremover. Det er klubbenes ansvar at det er nok dommere på en konkurranse, og kretsen bistår med å sende ut innkalling.
Instruksen under er for å tydeliggjøre de ulike oppgaven klubb, dommeransvarlig og kretsen har. Samt tidspunkt for når aktivitet skal skje.
Dette betyr i praksis at hver enkelt klubbs konkurranse- og dommeransvarlig må være mer involvert i prosessen med å fremskaffe dommere. Det er konkurranse- og dommeransvarlig som er kretsens bindeledd inn mot klubb og har ansvar å holde egen klubb informert.
| Tidspunkt | Aktivitet | Ansvarlig |
|---|---|---|
| 5 uker før konkurransestart | Klubb må sende kretsen informasjon om konkurransen, med følgende informasjon; Konkurranseansvarlig Dommeransvarlig Klokkeslett konkurransestart – alle økter Klokkeslett (estimert*) for konkurranseslutt – alle økter Informasjon om dommere skal ta tid eller ikke. Skal det tas tid kreves det fullt oppsett på målsiden. Jo tidligere vi får denne informasjonen, desto tidligere kan vi legge ut konkurransen på svommedommer.no Info sendes til svommedommer@ahsk.no og i tittelen skal konkurransens navn påføres *Baser gjerne estimatet på fjorårets info hvis dere har. Det er høyere terskel å melde seg som dommer når det ikke er noen klokkeslett å forholde seg til. | Konkurranseansvarlig/ Dommeransvarlig => Kretsen |
| Senest 4 uker før konkurransestart | Dommerinnkalling sendes ut til alle dommere på kretsens dommerliste. Konkurransen publiseres også på dommernes Facebookgruppe. Kretsen setter opp dommere på liste etter hvert som registreringer kommer inn. Kretsen holder konkurranseansvarlig og dommeransvarlig løpende orientert om dommerpåmeldingen. Samt overdommer så raskt det er avklart hvem det blir. | Kretsen |
| 17-18 dager før konkurransestart | Krets sender status på påmelding til klubb slik at klubb evt. må starte egen innhenting parallelt med kretsen hvis få påmeldte. | Kretsen => Konkurranseansvarlig Dommeransvarlig Info: Overdommer(e) |
| Senest 2 uker før konkurransestart | Påminnelse sendes ut til alle dommere på kretsens dommerliste | Kretsen |
| 10 dager før konkurransestart | Kretsen sender all informasjon til klubbens konkurranseansvarlig, dommeransvarlig og overdommer. Fra nå av er det klubbens ansvar å fremskaffe de dommere som eventuelt mangler. Her må det være tett dialog mellom klubb og overdommer(e). Påmeldinger som kommer etter overlevering vil bli videresendt til overdommer og dommeransvarlig. Informasjonen som oversendes skal inneholde: Excel-ark med påmeldte dommere. Fordelingen er kun et forslag fra kretsen, det er opp til overdommer å plassere dommere rundt bassenget E-postadresser Allergier | Kretsen => Konkurranseansvarlig Dommeransvarlig Info: Overdommer(e) |
| 5-7 dager før konkurransestart | Informasjon må sendes ut til dommerne. Dette være seg informasjon om parkering, endringer i tidsskjema, oppmøtested for dommermøte med mer. Merk; dommeroppsett sendes ikke ut til dommere. Overdommer(e) informerer om dette på dommermøte. Personsoversikt kan sendes ut, men uten e-postadresser (GDPR) | Dommeransvarlig |
| 2-3 dager etter konkurransestart | Betale dommergodtgjørelse til eksterne dommere, samt de i klubb som ikke har dugnadsplikt | Dommeransvarlig |
| Innen 7 dager etter konkurranseslutt | Dommergjerningene skal registreres på medley. Det er varierende om det er overdommer eller dommeransvarlig som gjør dette. Dommeransvarlig har ansvaret for at dette blir utført | Dommeransvarlig |
Per 31. januar 2024